באופן טבעי, ככל שעולם המחשבים, האינטרנט בכלל והתוכנה בפרט, השתכלל, כך נוצרו יותר ויותר תוכנות אשר נועדו לעזור לבעלי עסקים ולמנהלי עבודה, לבצע את העבודה שלהם טוב יותר, בכל מה שקשור לניהול, פיקוח ובקרה על מה שקורה בעסק כולו או במחלקות ספציפיות.
בתחילה, היו אלו תוכנות, מערכות שעבדו כל אחת באופן עצמאי. היום אנחנו יכולים למצוא כבר תוכנות שלא רק מבצעות אינטגרציה ביניהן, אלא אנחנו יכולים למצוא תוכנות שמשלבות את כל המאפיינים הנדרשים לעסק, תחת מה שאנחנו נכנה, קורת גג אחת, או כפי שנהוג לקרוא ALL-IN. כלומר הכל נמצא תחת תוכנה אחת, אליה אפשר להכניס את כל הנתונים ואיתה אפשר לעבוד בצורה פשוטה.
דוגמא טובה לתוכנה כזו היאSAP, , תוכנה לניהל עסק. מדובר על תוכנה ייחודית בשם SAP Business One, אשר מכילה אפשרות לעבוד על כל תחום ותחום של העסק, ולקבל אינטגרציה מלאה שלו. כך, במקום לעבוד עם מגוון תוכנות, ובכל אחת מהן לבצע פעולות שונות, אפשר לעבוד עם תוכנה אחת שמנהלת הכל ומספקת תמונת מצב מלאה על העסק מהיבטים שונים ומגוונים.
התוכנה מספקת, בין היתר, מידע וכלים לניהול תחום הרכש והמלאי, כספים והנהלת חשבונות, לקוחות, CRM, ייצור, שירות, ועוד שורה ארוכה של ענפים שקשורים כך או אחרת לעבודה ולניהול היומיומי של העסק.
לפני שנסביר למי בדיוק תוכנות מסוג זה אמורות להתאים, צריך גם להדגיש, כל מי שמבקש לעבוד איתן, חייב להטמיע אותן בצורה נכונה בעסק ולקבל עליהן הדרכה מלאה. כיום, ניתן להשתמש בתוכנות אלו, לא רק במחשבים של העסק אלא גם בטאבלטים ומכשירי סלולר, וכן ניתן להשתמש בהן דרך שרתי ענן, כך אפשר להשתמש בכל שעה ובכל מקום, לכל צורך.
למי מערכת זו אמורה להתאים?
מערכת SAP, תוכנה לניהול עסק יכולה להתאים למגוון רחב של עסקים, הן קטנים והן בינוניים. מאחר והמערכת מספקת מידע ואפשרויות לניהול מחלקות שונות, אז אפשר להניח שבכל עסק קטן או בינוני, שיש בהם את אותם מחלקות, הרי שיהיה ניתן לעשות שימוש יעיל ונכון.
אחד היתרונות של מערכות מסוג זה, היכולת להוסיף פרמטרים ופונקציות שונות אשר מותאמות לעסק באופן ספציפי. כלומר, אין צורך להשתמש בכל הכלים ובכל המאפיינים שנמצאות בתוכנה, שכן זה יוצר לפעמים עודף מידע שלא באמת עוזר לעסק. לכן, מומלץ מאוד להשתמש באפשרות של הורדה או הוספה של פרמטרים שונים.
לפני סיום צריך להדגיש עוד נקודה, בסופו של דבר בשביל שהמערכת תעבוד בצורה נכונה, נדרש הטמעה נכונה לא רק של המערכת אלא גם של המידע. לכן, חשוב מאוד לדאוג שכל העובדים ידעו להכניס את הנתונים בזמן, בצורה נכונה ומאורגנת, בשביל שיהיה ניתן לבצע את הפעולות הנכונות דרך המערכת.
